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29 August
 
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Mitarbeiterproduktivität - Unproduktive Zeiten eliminieren statt Körper reduzieren

Nach diesem Credo agieren wir, von Kohl & Partner bei der Optimierung der Mitarbeitereinsatzplanung von Hotelbetrieben. „Der Einbezug der betreffenden Mitarbeiter ist dabei für die Steigerung der Produktivität von enormer Bedeutung“
 
Eine Großzahl der Betriebe in der österreichischen Ferienhotellerie weist in den vergangenen Jahren steigende bzw. vergleichsweise überhöhte Mitarbeiterkosten auf. Laut der Erfahrung von Kohl & Partner ist dies insbesondere auf einen ineffizienten Einsatz der Mitarbeiter und deren geringe Produktivität zurückzuführen.
Mitarbeiterproduktivität bzw. Produktivität im Allgemeinen bezeichnet das Verhältnis zwischen dem was produziert wird (der Output) und den dafür eingesetzten Mitteln (den Inputfaktoren). Abgeleitet auf die Hotellerie bedeutet dies, die Arbeitszeiten (den Input) anhand der Gäste- bzw. Umsatzschwankungen auf Tagesbasis zu vergleichen und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Dies ist vor allen in den Prozessen in denen der Arbeitsumfang von der Gästeanzahl abhängig ist spannend.
Teure Fachkräfte werden viel zu oft für Hilfstätigkeiten in den einzelnen Abteilungen eingesetzt: Der Oberkellner ist beispielsweise stundenlang mit dem Aufdecken der Gästetische und Serviettenfalten beschäftigt. Ein Blick auf die Kosten der geleisteten Arbeitsstunden (von etwa € 20 bis € 23) lässt „ganz schnell die Gänsehaut aufsteigen“. „Eine Anpassung des Mitarbeitereinsatzes an die Gäste bzw. an den Umsatzverlauf des Hotelbetriebs sei in den wenigsten Betrieben derzeit gegeben und weist Potenziale für eine Optimierung des Mitarbeitereinsatzes auf“.

Das Kohl & Partner Produktivitäts-Rad zur Optimierung des Mitarbeitereinsatzes
Um diese Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen, empfiehlt Kohl & Partner die gesamte Mitarbeiter-Einsatzplanung auf Optimierungspotenziale zu prüfen. Hier ist insbesondere ein Blick auf die Mitarbeiter-Produktivität lohnend. „Dabei ist jedoch Vorsicht geboten, denn die Rationalisierungsmaßnahmen sollten keinesfalls Auswirkungen auf die Gästezufriedenheit haben“. Das bedeutet, dass die Qualität unter der gezielteren Einsetzung der Mitarbeiter nicht leiden darf. Das Gästefeedback ist demnach bei jeglichen Rationalisierungsmaßnahmen zu berücksichtigen.

4 Empfehlungen zur Verbesserung der Produktivität!
1. Messen: Produktivität messbar machen
Die primäre Frage, die sich der Hotelbetrieb stellen sollte ist wie hoch die Produktivität im eigenen Betrieb ist und wie diese in den einzelnen Abteilungen gemessen wird. Dabei ist es von Bedeutung, die Mitarbeiter und Produktivität stets im Zusammenhang mit den dadurch verursachten Kosten zu sehen.
Mitarbeiterkosten stellen einen der größten Kostenblöcke des operativen Betriebsergebnisses dar, weshalb eine detaillierte Analyse der Mitarbeiterkosten erforderlich ist. Ein Vergleich mit ähnlich strukturierten Betrieben ist die erste „Brücke“ von der Analyse zur Aktion.
Detaillierte Informationen über die Mitarbeiterkosten sind notwendig um Aussagen über Mindestumsätze je Mitarbeiter und Bereich oder Mitarbeiterkosten pro geleistete Arbeitsstunden in den einzelnen Abteilungen (Service, Housekeeping, usw.) herauszufinden.
Kennt ein Betrieb die Mitarbeiterkosten pro Stunde, kann der Mindestumsatz einzelner Tage errechnet und so kostendeckend geplant werden.
Rückwirkend werden somit, die Input-Größen d.h. die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und die Kosten sowie die Output-Größen wie u.a. die Anzahl der zu betreuenden Gäste definiert und gegenübergestellt. Unter Berücksichtigung der Saisonzeiten wird ein Spiegel der eigenen Mitarbeiterproduktivität erarbeitet.

2. Planen: Gemeinsame Produktivitätsziele setzen
Aufbauend auf die gemessene Mitarbeiterproduktivität der Vergangenheit werden Produktivitätsziele für die Zukunft erarbeitet. Kohl & Partner empfiehlt, dies immer in Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern zu treffen und dahingehend auf realistische Ziele zu setzen. Täglich gilt es dabei einfach erfassbare Daten wie Umsatz, Gästeanzahl oder Anzahl der Anwendungen zur Messung der Produktivität festzuhalten.
Zudem helfen Leistungsstandards wie beispielsweise Anzahl der Service-Mitarbeiter für eine gewisse Gästeanzahl oder erforderliche Zeit für die Reinigung der Bleib- und Abreisezimmer im Housekeeping, die Produktivität im Betrieb ideal einzusetzen und zu planen. Auch Musterdienstpläne der unterschiedlichen Auslastungsstufen je Abteilung stellen eine Hilfestellung bei der Festlegung der Produktivitätsziele dar.
Die Produktivitätsziele sollten täglich durch die zuständigen Abteilungsleiter kontrolliert werden.

3. Umsetzen: Mitarbeitereinsatz an den Bedarf anpassen
Im dritten Schritt werden Optimierungspotenziale hinsichtlich der Team-Zusammensetzung, sowie der Anpassung der Mitarbeiteranzahl und deren Einsatzzeiten bestimmt. Einflussfaktoren sind dabei u.a. die Jahres- und Saisonzeiten, das angestrebte Qualitätsniveau, sowie tägliche Auslastungs- und Erlöszahlen. Auch die Verbesserung der Saisonrandzeiten gehört dazu.
Besonders am Saisons Anfang und –ende gilt es die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter richtig einzusetzen. Am Ende der Saison war bei vielen Hotelbetrieben ein Anstieg der Mitarbeiterkosten feststellbar. Bei genauerer Betrachtung war klar worauf dies zurückzuführen ist: Der teure Küchenchef, verbringt wertvolle Zeit bei der Reinigung der Küche. Arbeit, die eigentlich ein Hilfsarbeiter übernehmen sollte.

4. Verbessern: Mitarbeitereinsatz kontrollieren und optimieren
Die Optimierung des Mitarbeitereinsatzes ist ein laufender, lernender Prozess. Die Mitarbeiterproduktivität gilt es im Betrieb zu kommunizieren und Erkenntnisse und Verbesserungen mit den Mitarbeitern abzuleiten. Bei der Optimierung der Dienstpläne wird hier u.a. auf die Beschäftigung von Springern zurückgegriffen.
Die Ergebnisse geben dem System recht: Durch den Einsatz zweier Damen, welche vormittags im Housekeeping und abends im Service beschäftigt waren, hat es ein Hotelier geschafft flexibler zu planen und die Produktivität im Service deutlich zu erhöhen. In einem anderen Hotel übernimmt der Nachtportier nun Hilfstätigkeiten im Service (Servietten falten, Frühstücksbuffet aufbauen, Besteck polieren). Dadurch werden die Steh- bzw. Leerlaufzeiten im Betrieb minimiert.

Mit diesen vier systemischen Schritten kann die Produktivität gesteigert werden. Dabei hat Kohl & Partner in einzelnen Hotelbetrieben Kostenersparnisse im fünfstelligen Eurobereich erzielen können.
„Die effiziente Mitarbeitereinsatzplanung anhand des Produktivitätsrads stellt nur eine der vielen Bausteine einer erfolgreichen Human Ressource Strategie eines Hotelbetriebes dar“. Zusätzlich zählt für Kohl & Partner u.a. ein nachhaltig aufgebautes Employer Branding-System dazu. Lernen Sie dazu in unseren neuen Human Resource Lehrgang „Erfolgsfaktor Employer Branding“ verschiedene Möglichkeiten und Wege kennen, mit denen Sie Ihren Hotelbetrieb für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter nicht nur attraktivieren, sondern von einer Gäste- zu einer authentischen Arbeitgebermarke weiterentwickeln.









 
 
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