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28 November
 
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Anfragen und Buchungen während der Schließungszeiten – was muss man beachten?

Auch die Fleißigsten machen einmal eine verdiente Pause! Und sogar bei größeren Betrieben die ganzjährig geöffnet haben, kommt es manchmal dazu, dass der Betrieb für eine gewisse Zeit schließt, beispielsweise während Umbauphasen, bei größeren Mitarbeiter-Exkursionen, oder aus anderen Gründen…
 
Während diesen Zeiten ist dann entweder gar niemand erreichbar oder die Leitungen sind nur zu bestimmten Zeiten besetzt.
Das ist auch vollkommen in Ordnung, solange man es den Gästen auch klar kommuniziert!

Dazu empfiehlt Kohl & Partner die folgenden Informationen, einfach und klar verständlich auf allen relevanten Kanälen (Website, Telefon/Anrufbeantworter, automatische Mailantwort, etc.) an den Gast mitzuteilen:
  • Was sind die genauen Schließzeiten des Hotels?
  • Wann genau macht das Hotel wieder auf?
  • Wann ist jemand per Telefon erreichbar (z.B. von Mo-Fr von 09:00-16:00 Uhr)?
  • Hört jemand den Anrufbeantworter ab?
  • Wann ist jemand per Mail erreichbar?
  • Wie schnell werden Mails in etwa beantwortet?

Das Buchungstool wird in diesen Situationen auch immer oft vernachlässigt. Bei einem Buchungsversuch oder einer Anfrage während der Schließzeiten antwortet das System im besten Fall nicht mit „Keine Zimmer verfügbar“, sondern beispielsweise mit „Vielen Dank für Ihre Anfrage. In diesem Zeitraum füllt das Team des Hotel xy gerade seine Energie-Akkus voll auf, um sich ab 18. Dezember 2017 wieder voll und ganz darauf zu konzentrieren, Ihnen einen unvergesslichen Urlaub zu ermöglichen.“ + Anzeige von Öffnungszeiten und Möglichkeiten der Erreichbarkeit per Mail und Telefon.
 
 
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